Logistica e Conservazione
CELDA
Logistica & Conservazione Documenti
Al fine di garantire un servizio a 360° per i suoi Clienti e Progetti, la CELDA dispone di adeguate strutture di Centro Servizi e Logistica ubicate in un punto strategico all’interno dell’area comunale di Roma e a ridosso del GRA. Tali strutture, allestite nel pieno rispetto delle normative vigenti in materia nonché dotate delle più recenti e sofisticate misure di sicurezza (scaffalature Mercegaglia di grande portata, sistemi antintrusione, prevenzione degli incendi ecc.), sono in grado di rispondere ad una necessità di archiviazione sia dinamica sia statica dei documenti trattati.
Si tratta di ambienti di tipo industriale che complessivamente hanno grandi superfici in mq, dotati di scaffalature industriale di acciaio “Marcegaglia” per diverse migliaia di metri lineari, in grado di permettere l’archiviazione e il prelievo semi automatico.
All’interno delle strutture definite per la conservazione logistica vengono anche allestite le postazioni di lavoro adatte per l’esecuzione del progetto, sia per la sanificazione dei documenti sia per la digitalizzazione e produzione di immagini sostitutive del cartaceo.
Conservazione sostitutiva
Conservare sostitutivamente significa sostituire un documento cartaceo, con l’equivalente documento in formato digitale la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale. L’associazione tra la firma digitale e la marca temporale permette di dare la paternità al documento informatico e di renderlo immodificabile e dotato di una data certa.
La nuova legislazione, fa esplicito riferimento al sistema di conservazione, cioè ad un insieme coordinato di procedure e attività che assicurino la presa in carico dei documenti, lo svolgimento a norma di legge del processo di conservazione e l’accessibilità nel tempo agli oggetti conservati.
Il sistema di conservazione digitale, quindi, deve garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
La CELDA, è stata tra i primi Centri Servizi ad interessarsi di queste specifiche attività, e a tale scopo è divenuta da tempo Socio attivo e sostenitore dell’A.N.O.R.C. – ovvero l’ Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Sostitutiva, che nasce dall’esigenza di riunire coloro che operano, in modo, professionale e altamente competente, in un settore innovativo e in costante evoluzione quale quello della Digitalizzazione, Dematerializzazione e della Conservazione Digitale dei documenti, fornendo formazione e aggiornamento continuo.
Inoltre Celda è divenuta PSO di IFIN SISTEMI SPA ed è quindi nella possibiltà di fornire i servizi di Conservazione Sostituiva sia in ambito Privato che Pubblico, secondo le norme che regolano queste attività.
Il 13 marzo 2015, Ifin Sistemi è entrata a far parte dei conservatori accreditati AgID, una qualificazione di alto livello che permette di essere riconosciuta a livello nazionale come azienda di qualità e di elevata competenza nel campo della conservazione digitale
A seguire raccontiamo cosa significa nel dettaglio essere un conservatore accreditato sia da un punto di vista legislativo sia da un punto di vista del servizio offerto.
Chi sono i Conservatori Accreditati?
Per l’art. 44 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. lgs. 82/2005) sono identificati come “i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza”.
Quali sono i requisiti per diventarlo?
Per essere accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale i requisiti richiesti individuano alti livelli di affidabilità tecnica, organizzativa, finanziaria.
Devono essere presenti risorse umane con approfondita conoscenza in campo archivistico, tecnologico e giuridico, e per questo AgID ha elencato le figure necessarie al corretto monitoraggio e funzionamento del sistema di conservazione:
- Responsabile del servizio di conservazione;
- Responsabile della funzione archivistica di conservazione;
- Responsabile della funzione archivistica di conservazione;
- Responsabile dellan sicurezza dei sistemi per la coservazione;
- Responsabile dello sviluppo e della manutenzione del sistema di conservazione;
- Responsabile dei sistemi informativi.
Perchè rivolgersi a Conservatori Accreditati?
Le aziende, rivolgendosi ai conservatori accreditati, possono ottenere l’affidabilità del conservatore che, proprio perché accreditato, può rispondere a quanto indicato dalla normativa; infatti non si tratta solo un sistema tecnologico, ma soprattutto di un’organizzazione di risorse umane cui sono richieste competenza ed esperienza mature e solide. Affidarsi a un conservatore accreditato dà alle aziende la sicurezza di agire nel pieno rispetto delle normativa vigente in campo di conservazione digitale. Questo aspetto non è trascurabile o banale, perché se seguito senza troppa attenzione o esperienza può far incorrere un’azienda in sanzioni.
Il Conservatore Accreditato AGID fornisce al PARTNER P.S.O. non una semplice partnership…ma:
- Tecnologia sempre in linea con la norma
- Ricerca e innovazione continua per permettervi di essere competitivi sul mercato
- Formazione Commerciale
- Formazione normativa/archivistica
- Consulenza e affiancamento normativo
I partner, presenti su tutto il territorio nazionale sono una rete di collaboratori certificati con competenze specifiche in materia di dematerializzazione documentale, che aiutano le aziende ad intraprendere il percorso dell’innovazione tecnologica.